東南アジアの展示会で名刺情報を取得するときに気をつけたいこと

日本の展示会では、ほとんどの出展企業が、来場者の名刺情報(連絡先)を取得しているようです。取得数の目標を設定して、その結果を展示会の成果指標にしている企業も多いでしょう。
日本から海外の展示会に出展する際も、同じように名刺情報の取得を目的のひとつにしていることもあると思います。
では、その方法について、みてみましょう。

海外の展示会で名刺情報を取得する方法

日本の展示会で名刺情報を取得する方法は、おもに3つあります。

■ バーコードリーダーで入場パスをスキャンする
■ 来場者の名刺をいただく
■ タブレットなどのアプリで入力する

このうち、バーコードリーダーを使った方法は、来場者・出展社ともに、取得する手間が少ないので、取得数を重視したい場合に重宝します。しかし、すべての展示会でバーコードによる名刺情報提供のサービスが実施されているわけではありません。
それでは、ほかの2つについてはどうでしょうか?
 

名刺をお持ちでない方がけっこういる!?

私たちは、ベトナム、タイ、インドネシア、マレーシア、シンガポールなど、東南アジアの展示会でブース運営をサポートしています。その際、東南アジア諸国の展示会来場者と日本の来場者との違いを感じるのは、東南アジア諸国では名刺をお持ちでない方がかなりの割合でいるということでした。
日本の展示会では、来場者にアンケートをお配りして、その中の個人情報記入欄に記載する代わりに、名刺を頂戴するというケースが多いと思います。名刺をきらしてしまったなど、まれにお持ちでない方がいらっしゃった場合には、アンケート用紙の記入欄に手書きで書きこんでいただきます。
名刺をお持ちでない方が多い東南アジアの展示会では、手書きで記入していただく割合も多くなるということです。
これは、のちに名刺情報をデジタルデータ化する際に厄介です。
 

アンケート用紙のサイズに注意

日本では、ほとんどの方が名刺をくださるので、アンケート用紙の個人情報記入欄は名刺サイズで作られていることが多いと思います。記入欄のところに、名刺をステープラーなどで留めるのです。


これをそのまま東南アジアの展示会でやろうとすると、支障をきたすかもしれません。
そもそも展示会場で、立ったまま、すべてを書くことを想像してみてください。来場者にとっては、かなりのストレスです。また、日本では漢字を使うので、名刺サイズの記入欄に全てを収めることができるのですが、ほかの言語で記入するとなると、記入欄が小さすぎます。その結果、判読不能が多発することにもなってしまいます。
手書きの記入欄は、余裕を持ったサイズでつくるようにすべきです。
 

紙の名刺情報をデジタルデータ化する

来場者からいただいた名刺は、のちにデジタルデータ化して、マーケティングや営業活動に活用することになります。大量の名刺をデータ化するには、社外の入力代行会社に依頼することが多いと思います。日本にはこのような作業を請け負ってくれる会社がたくさんあるので、比較的簡単に見つけることができます。またアジアを含む多言語に対応している会社もあります。
最近ではsansanのような名刺管理サービスを利用している企業も多いでしょう。このようなサービスには、多言語に対応しているものが多いので、名刺をデータ化するのはそれほど難しくはありません。
問題は、手書きのものです。手書き文字には必ず判読不能文字が含まれてしまいます。手書きの割合が高いと、それだけ使えないデータになる可能性も高いのです。
 

タブレット端末などのアプリを使う

はじめからデジタルで取得してしまうという方法もあります。iPadなどのタブレット端末に対応したアンケートアプリを使って、来場者ご自身に入力していただくのです。これらのアプリには多言語対応しているものがあるので、それを検討してみるというと選択肢があります。


ただし、入力には時間がかかります。また、端末の破損や盗難などの恐れがあるため、紙のアンケートのように、配布だけして来場者任せにするわけにはいきません。スタッフが立ち会うことを考えると、数に限りがあり、全体の取得数も伸びにくくなってしまいます。
そこで、基本は名刺をいただく。名刺をお持ちでない方対策として、アプリを併用するという運用をオススメします。
 

まとめ

■ 名刺をお持ちでない来場者がかなりの割合でいる
■ 名刺情報を手書きで書いていただく用紙を準備する
■ 名刺情報の記入欄は、書きやすいように余裕を持った大きさにする
■ 手書きの情報には、判読不能の文字が含まれてしまう
■ アンケートアプリの併用も検討する

このように、東南アジア各地の展示会出展には、日本の展示会とは違う、その地域に特有のノウハウが必要です。
ビッグビートは、豊富な経験ときめ細かなサービスで、皆さまの成功のためのバックアップをご提供しています。

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