日本から東南アジア 展示会資材を輸送する時の注意点

【2020年3月18日】公開


東南アジアのみならず、海外展示会への出展の際、展示商品や展示会資材の輸送でつまずくことがあるようです。
とくに問題になりやすいのは、日本から直接展示会場へ輸送する場合です。

輸送手段はおもに3つあります。
 
1)EMS(国際郵便)やクーリエ(国際宅配便)

荷物や書類を、日本郵便、DHL、Fedexなどの店頭サービスを通じて、指定Boxに入れて海外へ配送します。
ただし、展示会に直送する事に限っていえば、輸送コストは安い半面、何かの問題が発生した際に、現地に到着しない、どこかで止まってしまっているなどのトラブルがおこった場合に、自分で対処しなければなりません。

2)海上輸送

荷物を、海外専門輸送会社を使って、海上輸送します。
税関などを通過する為のアドバイスを受けながら準備を進めたり、輸送先配送会社とのアライアンスも充実しているため、何かあった場合でも担当者からの連絡をリアルタイムに共有しながら問題に対処する事が可能です。
輸送コストは、航空輸送とEMSやクーリエの中間です。
ただし、ほかの手段に比べると大幅に日数がかかります。
通常、到着日から2~3ヵ月の余裕をもって準備した方が良いでしょう。
また、大型機械・精密機械も輸送コストの面から海上輸送が主流です。

3)航空輸送

荷物を、海外専門輸送会社を使って、航空輸送します。
税関などを通過する為のアドバイスを受けながら準備を進めたり、輸送先配送会社とのアライアンスも充実しているため、何かあった場合でも担当者からの連絡をリアルタイムに共有しながら問題に対処する事が可能です。
輸送コストは最も高いのですが、スピーディかつ低リスクで輸送する事ができます。
また、壊れやすいものや、割れ物、温度管理が必要なものも航空便が主流です。
 

 展示会に直送する場合の手段とメリット、デメリット。



1)EMS(国際郵便)やクーリエ(国際宅配便)
コストは安い。
ただし、輸送途中に何か問題が発生した場合は、自己で問題に対処する必要がある。
輸送期間:1~2週間程度。

2)海上輸送
コストは航空輸送より安く、EMSやクーリエより高い。
海外専門輸送会社が窓口に立つため、輸送に関わるアドバイスを受けながら、送途中段階で発生するリスクを抑えられる。
輸送期間:2~3ヵ月と時間がかかる。

3)航空輸送
コストは3つの輸送手段の中では一番高い。
海外専門輸送会社が窓口に立つため、輸送に関わるアドバイスを受けながら、送途中段階で発生するリスクを抑えられる。
輸送期間:1~2週間程度。
 

日本から展示会場に直接荷物を送る場合の主な注意点

 東南アジア展示会場 (その他、海外の展示会場)に荷物を輸送する場合、当たり前ですが以下のようにして展示会場へとたどり着きます。

・日本の税関を抜け、
・東南アジア現地の税関を抜け、
・現地提携先の運送会社が、空港や港から展示会場近くの拠点に運び、
・そこから展示会場付のストック場所に届け、
・荷主のブースへと配送される。
 
もしも、これらの関門のいずれかで荷物がストップした場合、EMSやクーリエで依頼した場合は、配送会社のネット追跡や電話やメール等で追跡を行います。
場合により現地の税関で荷物が止まった場合など、自ら荷物を取りにいく事になることもあります。その際、そもそもその国に送ってはいけないと判断されるものを送ってしまった場合は、荷物の回収ができない場合もあります。
 
このようなトラブルを避けるため、EMSやクーリエ以外の方法で、「日本から展示会場に直接資材を送る場合」は、
 
・日本にある海外輸送会社
・出展する海外の展示会主催会社付のオフィシャルフォワダー
 
を通じて、空輸もしくは海運で荷物を輸送する事をお勧めします。
ここでは、海外輸送の際に特に気を付けておいた方がよい注意点を5つお伝えします。
 
■ 輸送スケジュールを確認する
特に初めて荷物を海外の展示会場へ輸送する場合、まず確認したいのは、海上輸送と航空輸送の締切スケジュールです。
一般的に言って航空輸送であれば、展示会の施工日から逆算して半月~1ヵ月前。
海上輸送であれば、2~3ヵ月前です。
また一旦確定した締切日は、基本的には伸ばせません。
ちょっと1日くらい・・・というような感覚でいると、到着が遅れるたり、間に合わなくなったりするので、厳守してください。
 
■ 資材に危険物が含まれていないかを確認する
たとえば、日本の展示会で配布するノベルティには、ボールペンなどの文房具や、たべもの、少し高価なものではモバイルバッテリーなどが見受けられます。
日本国内では展示会資材としての使用がとくに問題ないものでも、海外では税関で危険物として扱われ、輸入できないものがあります。

こうした情報を事前に確認せずノベルティを発注してしまって、あとから使えないことが分かったなどということが起こらないようにしたいものです。
海外専門輸送会社にあらかじめ相談すれば、アドバイスを得ることができるはずです。

■ 海外輸送をあまり簡単に考えない
とくに展示会でその販売するわけでもないから……というような感覚でいると、問題が起こりやすです。
基本的に展示会で使うだけとは言え、商業貨物として税関申告が必要になるので、輸送については、それなりの知識が必要です。
税関申告には商品詳細(貨物の材質や用途)輸出者の企業情報(符号や法人番号)など、申告に対して必要な情報を用意しておく必要があり、梱包についても専用の輸出梱包が必要で、木箱も薫蒸木材を使用したりと自身で梱包して簡単に出荷できるわけではありません。
段ボールの場合もダメージがあるような貨物が含まれる場合は、パレットにまとめたりしなければなりません。

このような事情を理解せず、輸送の準備を後回しにしてしまうと、締め切り間際になって必要情報を集めるために慌てることになります。
会社の規定でアイミツを取らなければならない場合も、荷物についての情報がなければ正確な見積もりがでません。
そもそも送ろうとしているものが送れなかったなどということが無いように、たかが荷物を送るだけ、などと思わないように、しっかりと準備しましょう。
 
■ 輸送するものすべてにインボイスが必要
カタログ、無償の配布物、ガムテープ、アンケート用のボールペンなどなど。
ありとあらゆる資材に対して1つ当たりのサイズ、コスト、重さ、梱包箱のサイズ・数の情報を、輸送する項目ごとに整理していかなければなりません。
海外専門輸送会社は、集荷の際に、このインボイスと荷物を照らし合わせます。
インボイスの項目と箱の名前や箱数が異なっている場合は、インボイスの修正が必要になります。
ギリギリになってから、このやりとりを始めると、場合によっては出荷できない可能性が出てくるので要注意です。
仮に日本から出荷できてたとしても、現地の税関で指摘が入る可能性もあるため、インボイスの項目数及び名称と出荷箱数にも細心の注意を払う必要があります。
 
■ 食品、食器(紙コップや子ども用おもちゃ、電気ケトルなども該当)/化粧品/サプリメント/医療品などのサンプルを輸送する場合
展示商品のなかでも注意をしなければならないのは、食品、食器、化粧品、サプリメント、医薬品などです。
これらのサンプル、とくに食品や化粧品、サプリメントには、FDA(食品医薬品局)の承認証明が無いと、販売目的でなくても、税関でサンプルを没収されてしまうことがあります。
国・地域によって規定が違うので、都度確認が必要です。
展示会場でサンプルを見せられないようなことになっては、せっかくの出展が無意味になってしまいます。
 

まとめ

日本から東南アジア(他、海外)展示会場に直接資材を輸送する場合は・・・
 
・多少コストがかかっても、海外専門輸送会社に相談した方が安心。
 
・たかが輸送とあなどらず、海外専門輸送会社に話を聞いて、しっかり準備しましょう。
 
・遅くとも締め切りの2週間前までには、輸送に必要な情報はすべて揃えておき、万一トラブルが起こっても対処できるよう早めに準備を始めましょう。
 
・カタログ、ノベルティ等の資材発注時に、あらかじめその資材単体のサイズ、重さ、コスト、梱包サイズ、小口数なども事前確認を行い、インボイス作成に備えましょう。
 
・食品・食器(紙コップや子供用おもちゃ、電気ケトルなども該当)/化粧品/サプリメント/医療品などのサンプリングが必要な場合は、その国・地域の輸入規定や展示会の規定を早めに確認しましょう。該当国の税関、管轄省庁が食品と判断した場合、必要書類が増えたり、ライセンスが必要になったりします。(確認は、少なくとも6か月以上前が好ましい。)



ビッグビートでは、2017年から東南アジア地域での展示会出展サポートをしております。
今回ご紹介したような、海外展示会への輸送のご相談もあわせて承ります。
また2018年にはバンコクに現地法人Bigbeat Bangkokを設立しました。
日本からご出展される皆さまに、日本国内でワンストップのサービスをご提供いたします。
私たちビッグビートが日本国内で打ち合わせさせていただき、現地のパートナー企業に直接発注するため、ご担当者様の工数の削減とリーズナブルな料金を両立させています。
出展申し込みから展示ブースの造作、コンパニオンなどの運営スタッフの手配や管理まで、トータルなご相談から、部分的なご依頼までお気軽にお問い合わせください。

たとえば・・・
・出展申込み
・出展位置折衝
・主催者折衝
・各種申請書類代行
・造作企画デザイン・レイアウト
・運営スタッフ手配
・アンケート設計
・名刺情報獲得・管理
・カタログ作成
・動画コンテンツ作成
・ランディングページ作成コンテンツ作成運用(会期前後)
・翻訳業務、通訳手配
・製品・必要備品の輸送申請代行 など

 

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